効率化の落とし穴？社内の『誰がやるの問題』にモヤっとした話

こんにちは。ちゅんすです。

皆さんがお勤めの会社では業務効率化の波が押し寄せていませんか？

私が勤める会社ではやれDXだ、ITだ、効率化だと日々号令がかかっております。

効率化はよいのですがその業務フローを実現するためには誰かが運営を整理する必要がありますよね。

関係者が多くなるほど調整は大変。

そんな会社での一幕を書いてみたいと思います。

効率化のモヤモヤポイント

私の勤める勤務先では書類を紙で管理するときに以下の手続きが必要です。

・案件の一覧表（手書き）

・書類一覧表（手書き）

・書類ごとに責任者の確認印（ハンコ）

これらをすべてExcelにまとめて、ハンコの代わりに記名にしたら…だいぶラクになるはず！というのが今回の効率化案。

効率化を進めるには、以下のステップが必要です：

誰がこのステップを担うのか？それが今回のモヤりポイント。

今回、私は効率化の方法を調べ、やりたいと言った人へ「こういう手続きが必要です」と還元しました。すると「じゃあ調整もお願いします」と頼まれたのです。

…ちょっと待った、それって私の役目？

Excelでどんな表にしたいか、どんなフローにしたいかは、実際に手を動かす人じゃないとわからないでしょ？ヒアリングして調整しても「ここが違う、形式はこうしてほしい」ってなるし。間に挟まる私の立場って非効率なのでは…。

例えば、必要な手続きがあるのに社内フローが整っていないというのであればそこは真っ先に手を付けるべきでしょう。やらなきゃいけないことなのに手続きが定まっていないのだから。

でも、「こんな手続き行います」という明確なルールが存在し、手順通りにやればできるというフローをさらに効率化したいということであれば、それはやりたい人が創意工夫、適切な社内手続きを踏んでよりよく変えていけばいいと思います。

仕事って企画・営業・事務…と区分されてるようで、実際には一連の流れ。だから「ここまでが誰の仕事か？」なんて曖昧なことも多いですよね。

「効率化したいなら、やりたい人が自ら考案し、調整すればいい」それが一番コミュニケーションコストが低く済むはず。私はそう感じます。

「効率化」って言うのは簡単だけど、その裏では誰かが調整している。それを当然のように“誰か”に投げるのではなく、自ら動く姿勢もまた効率化の一歩では？

皆さんの職場でも「誰がやる問題」ありませんか？モヤり、ありますか？よければコメント欄で教えてください 📝